Information importante et identité de l’entreprise

Nous sommes Ooni Limited. Nous sommes une société constituée et enregistrée en Angleterre. Notre numéro d'entreprise est 08316049. Notre adresse est 105 Hopewell Business Centre Unit 20, Hopewell Drive, Chatham, Kent, ME5 7DX. Nous sommes enregistrés auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO) ; notre numéro d'enregistrement est ZA241698.

Lorsque nous utilisons "nous", "notre" ou "nos" dans cette politique, nous nous référons à Ooni Limited, à nos filiales, à nos affiliés et à nos associés. Nous sommes le “responsable du traitement" des données à caractère personnel que vous nous fournissez, ce qui signifie que nous déterminons les finalités et la manière dont vos données à caractère personnel sont ou seront traitées.

L'objet du présent avis de confidentialité

Ooni s'engage à protéger la vie privée et la sécurité de tous les employés potentiels.

L'objectif de cette politique est de vous expliquer quelles données à caractère personnel nous détenons à votre sujet et la manière dont nous les recueillons, les utilisons et les partageons au cours du processus de recrutement et par la suite (que ce processus de recrutement aboutisse ou non à ce que vous deveniez un employé). Cette politique explique:

• qui nous sommes ;
• les informations personnelles que nous recueillons à votre sujet ;
• comment, quand et pourquoi nous recueillons, détenons, utilisons et partageons vos données à caractère personnel ;
• comment nous assurons la sécurité de vos données à caractère personnel ;
• la durée de conservation de vos données à caractère personnel ;
• vos droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel ; et
• comment nous contacter ou contacter les autorités de contrôle compétentes en cas de réclamation.

Les principes de protection des données

Les règles de protection des données (voir annexe 1) protègent les droits des individus concernant les informations qui les concernent. Nous traitons les données personnelles relatives aux ressources humaines conformément aux principes de protection des données suivants :

• Nous traitons les données à caractère personnel de manière légale, équitable et transparente.
• Nous recueillons des données à caractère personnel que pour des raisons spécifiques, explicites et légitimes.
• Nous traitons les données à caractère personnel uniquement quand cela est adéquat, pertinent et limité à ce qui est nécessaire aux fins du traitement.
• Nous conservons les données personnelles exactes et prenons toutes les mesures raisonnables pour veiller à ce que les données personnelles inexactes soient rectifiées ou supprimées sans délai.
• Nous ne conservons les données personnelles que pendant la période nécessaire à leur traitement.
• Nous adoptons des mesures appropriées pour garantir que les données à caractère personnel sont sécurisées et protégées contre le traitement non autorisé ou illégal, et contre la perte, la destruction ou l'endommagement accidentel.

À ces fins, on entend par données à caractère personnel toute information concernant une personne à partir desquelles celle-ci peut être identifiée. Elles ne comprennent pas les données pour lesquelles l'identité a été supprimée (données anonymes).

Les données que nous traitons

Nous pouvons recueillir, détenir et traiter les types de données à caractère personnel suivants vous concernant :

• les informations que vous avez fournies, telles que votre nom, votre adresse et vos coordonnées, y compris votre adresse électronique et votre numéro de téléphone;
• les détails de vos qualifications, compétences, expériences et antécédents professionnels, y compris les dates de début et de fin auprès d'employeurs précédents et auprès de Ooni ;
• les coordonnées de vos personnes de référence ; et
• toute information supplémentaire que vous choisissez de divulguer dans le cadre de votre candidature.

Nous pouvons également, dans certaines circonstances, exiger :

• des informations sur tout problème médical ou de santé, y compris si vous souffrez ou non d'un handicap pour lequel nous devons procéder à des ajustements raisonnables ;
• les détails de votre régime de retraite et toute information connexe nécessaire pour nous permettre de le mettre en œuvre et de le gérer ;
• des informations sur votre nationalité et sur votre droit à travailler dans le pays où vous exercez vos fonctions ;
• les détails de votre permis de conduire et les véhicules que vous êtes autorisé à conduire ;
• les informations relatives à un casier judiciaire, y compris le résultat de tout contrôle effectué par le service de divulgation et de protection des données ;
• des informations sur le contrôle de l'égalité, y compris des informations sur votre sexe, votre origine ethnique, vos handicaps et votre statut de vétéran ; et
• d'autres informations pertinentes, le cas échéant, et requises par nous afin de nous assurer que nous remplissons nos obligations en tant qu'employeur potentiel.

Veuillez noter que certaines de ces informations sont des données dites "de catégorie spéciale". Le traitement de ces données est soumis à des restrictions et nécessite un niveau de protection plus élevé.

Comment nous recueillons vos données

Nous pouvons recueillir des données à caractère personnel vous concernant de différentes manières. Il s'agit notamment des données suivantes ;

• formulaires de candidature que vous nous avez soumis, ainsi que votre CV et lettre de motivation ;
• lettres, courriers électroniques et autres formes de communication envoyées par vous ou en votre nom ;
• votre passeport ou autres documents d'identité, tels que votre permis de conduire ;
• conversations (en personne ou au téléphone) avec vous ;
• entrevues, rencontres ou autres évaluations ;
• ministères ;
• vos médecins et les professionnels de la santé et du travail auxquels nous faisons appel ;
• le service de divulgation et d'exclusion;
• anciens employeurs et références ; et
• consultants et autres personnes auxquelles nous faisons appel pour procéder à des évaluations du personnel ou pour participer à des processus de recrutement.

Veuillez noter que, dans certains cas, des données à caractère personnel vous concernant peuvent être obtenues auprès de tiers (par exemple, des références fournies par d'anciens employeurs et des informations provenant de fournisseurs de services de vérification des antécédents professionnels).

Sécurité des données

Nous assurons la sécurité de vos données personnelles en tout temps.

Vos données personnelles peuvent être conservées dans nos bureaux, par des agences et des prestataires de services tiers, et par nos représentants. Nous appliquons diverses mesures de sécurité afin d'éviter la perte de vos données personnelles ou l'accès non autorisé à celles-ci. Ooni a mis en place des politiques et des contrôles internes pour protéger les données personnelles contre la perte, la destruction accidentelle, l'utilisation abusive ou la divulgation, et pour s'assurer que les données ne sont pas accessibles, sauf par les employés dans le cadre de l'exercice normal de leurs fonctions. Lorsque nous engageons un tiers pour traiter des données à caractère personnel en notre nom, ce tiers le fait sur la base d'instructions écrites, est soumis à un devoir de confidentialité et est tenu de mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données.

En cas de violation de la sécurité des données entraînant un risque pour vous, nous vous en informerons. Nous informerons également le régulateur approprié (y compris l'Information Commissioner's Office du Royaume-Uni, pour les régulateurs de données pertinents, voir l'annexe 1) d'une violation de la sécurité des données lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

Comment nous conservons vos données

Les données à caractère personnel que nous traitons ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour ce traitement, ou pour des finalités liées à ce traitement ou en découlant, et ne seront pas conservées plus de 12 mois après la date de votre candidature, à moins que vous n'acceptiez une offre d'emploi chez nous. La durée de conservation de vos données à caractère personnel dépendra de l'issue de votre candidature et de votre embauche, de la nature des informations concernées et des finalités pour lesquelles elles ont été acquises.

Les informations relatives au recrutement, y compris les notes prises au cours de l'entrevue, ne seront pas conservées plus longtemps qu'il n'est raisonnable, compte tenu des délais de prescription pour les réclamations potentielles, telles que la discrimination fondée sur la race ou le sexe, après quoi elles seront détruites. S'il existe une raison commerciale valable de conserver les dossiers de recrutement au-delà de la période de recrutement, nous pouvons le faire, mais nous essaierons toujours de veiller à ce que ces données soient conservées sous une forme anonyme.

Si votre candidature est retenue, nous ne conserverons que les informations relatives au recrutement qui sont pertinentes et nécessaires à votre emploi. De plus amples informations concernant notre politique de confidentialité en matière d'emploi vous seront fournies au moment opportun.

Lorsque vos données personnelles sont conservées après la fin du processus de recrutement, c'est généralement pour l'une des raisons suivantes :

• afin de pouvoir répondre à toute question, plainte ou réclamation formulée par vous ou en votre nom ;
• vous contacter si une opportunité correspondant à vos compétences et à votre expérience se présente ;
• pour établir, exercer ou défendre une réclamation légale ; ou
• afin de se conformer aux exigences légales et réglementaires.

Dans certaines circonstances, nous pouvons rendre vos informations personnelles anonymes afin qu'elles ne puissent plus être associées à vous, auquel cas nous pouvons utiliser ces informations sans vous en avertir, par exemple à des fins de rapports de gestion.

Comment nous utilisons vos informations personnelles

Nous devons traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du processus de recrutement afin de respecter nos obligations envers vous et de nous assurer que nous disposons des informations nécessaires pour nous permettre de prendre une décision quant à la personne à recruter. Cela comprend, par exemple, les questions relatives aux qualifications, à l'expérience, à la capacité à effectuer le travail en question, à l’acceptation des conditions proposées et à la liberté d'accepter l'offre, si elle est faite, dans un délai raisonnable.

Dans certains cas, nous devrons également traiter vos données à caractère personnel pour nous assurer que nous respectons nos obligations légales. Il s'agit, par exemple, de vérifier que vous avez le droit de travailler dans le pays où le poste est basé, de respecter les lois en matière de santé et de sécurité et de procéder à des ajustements raisonnables (si nécessaire) pour que vous puissiez participer à une entrevue.

Nous devons également traiter vos données à caractère personnel afin d'être en mesure de protéger vos intérêts (ou ceux de quelqu'un d'autre).

Dans d'autres cas, nous avons un intérêt légitime à traiter vos données à caractère personnel, non seulement pendant la période de recrutement, mais aussi avant et après. Il peut s'agir de :

• assurer la promotion du poste et veiller à ce que vous receviez des informations (lorsque, par exemple, nous conservons vos informations au cas où un poste deviendrait disponible) ;
• maintenir des dossiers et des coordonnées exacts et à jour ;
• prendre des références auprès d'employeurs actuels ou anciens ;
• l'établissement, l'exercice et la défense de droits légaux ; et
• le maintien et la promotion de l'égalité sur le lieu de travail.

Il se peut que nous devions traiter des données de catégorie spéciale, telles que des informations sur l'origine ethnique, le sexe ou la santé, à des fins de contrôle de l'égalité des chances. Dans ce cas, ces données seront recueillies de manière anonyme. Toutefois, vous êtes libre de décider si vous souhaitez fournir ces données, et il n'y aura aucune conséquence pour vous si vous choisissez de ne pas le faire.

Le partage de vos données

Il se peut que nous devions partager vos données personnelles avec d'autres personnes afin de mener à bien le processus de recrutement ou de nous conformer aux obligations légales ou réglementaires envers vous ou auxquelles nous sommes soumis. Il peut s'agir de :

• conseillers professionnels tels que des consultants en ressources humaines, des consultants en recrutement, des avocats pour des questions juridiques, des comptables pour des questions financières, des experts, des consultants en gestion ;
• personnes au sein de notre entreprise, par exemple le service du recrutement ;
• tiers autorisés à effectuer des vérifications d'antécédents ; et
• fournisseurs de services requis dans le cadre de votre emploi potentiel.

Nous veillerons, en tout temps, à ce que les personnes avec lesquelles vos données personnelles sont partagées les traitent de manière appropriée et prennent toutes les mesures nécessaires pour les protéger.

À l’interne, vos données personnelles peuvent être partagées avec d'autres membres du personnel, y compris les responsables du secteur d'activité dans lequel vous pouvez travailler et le personnel de la comptabilité en ce qui concerne les questions d'accessibilité financière et le paiement de toutes les dépenses convenues.

Nous pouvons également partager vos données personnelles avec des tiers afin d'obtenir des références d'autres employeurs.

De temps à autre, nous serons tenus de divulguer des données à caractère personnel et d'échanger des informations vous concernant, ou se rapportant à vous, avec le gouvernement, les autorités chargées de l'application de la loi et les organismes et agences de réglementation, afin de nous conformer à nos propres obligations légales et réglementaires.

Quelques fois, nous devrons partager des données à des fins statistiques (par exemple avec des agences gouvernementales ou des organismes de réglementation). Nous prendrons toujours des mesures pour essayer de faire en sorte que les informations partagées soient anonymes ; si cela n'est pas possible, nous exigerons que le destinataire des informations les garde confidentielles à tout moment.

Transfert de vos données hors du Canada

En tant qu'organisation mondiale, il peut s'avérer nécessaire, au cours de votre recrutement, que nous transférions ou partagions des données à caractère personnel vous concernant vers un autre pays où Ooni opère, y compris l'équipe du personnel au sens large. Dans ce cas, nous veillons à ce que des garanties adéquates soient mises en place, telles qu'une décision d'adéquation ou des clauses contractuelles de protection des données approuvées par les autorités de réglementation.

Vos droits concernant vos données

La législation sur la protection des données vous confère, en tant qu'individu, divers droits relatifs aux données à caractère personnel que nous détenons et traitons (en fonction de la réglementation applicable en matière de protection des données, voir l'annexe 1). Ces droits sont soumis à des délais spécifiques quant à la rapidité avec laquelle nous devons vous répondre. Ils peuvent inclure le droit de nous demander de :

• vous fournir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet ;
• cesser le traitement, supprimer ou retirer les données à caractère personnel lorsqu'il n'y a pas de raison valable pour que nous continuions à les traiter ;
• corriger toute information inexacte que nous détenons à votre sujet (il se peut que nous devions vérifier l'exactitude des nouvelles données que vous nous fournissez) ; et
• cesser de traiter vos données à caractère personnel lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou sur ceux d'un tiers) si vous estimez que le traitement a une incidence sur vos droits et libertés fondamentaux. Dans certains cas, nous pouvons démontrer que nous avons des motifs légitimes impérieux de traiter vos informations qui l'emportent sur vos droits et libertés.

Contacts pour la protection des données

Si vous souhaitez accéder à vos données personnelles ou si vous avez des questions concernant le présent avis, veuillez contacter le chef du personnel et le conseiller juridique.

Si vous avez des questions concernant la collecte, l'utilisation, la conservation ou l'élimination des données personnelles vous concernant, veuillez contacter support@ooni.com.

Vous aurez toujours le droit de déposer une plainte auprès d'un organisme de contrôle. Au Canada, l'autorité compétente est le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Pour connaître votre autorité compétente en matière de données, reportez-vous à l'annexe 1. Si vous avez une plainte à formuler, nous vous serions reconnaissants de nous donner l'occasion de répondre à vos préoccupations avant que vous ne vous adressiez à l'autorité de contrôle des données ; veuillez donc nous contacter en premier lieu, si possible.

 

Annexe 1 : Réglementations mondiales en matière de protection des données pour Ooni

Ooni est une entreprise dont le siège social est au Royaume-Uni, mais qui emploie des personnes dans un certain nombre de juridictions clés, notamment : le Royaume-Uni, les États-Unis, le Canada, l'Australie, la Nouvelle-Zélande, la Chine et l'Union européenne (Allemagne, France, Italie, Norvège, Finlande). Le tableau suivant présente les réglementations mondiales en matière de protection des données et les régulateurs de données.