Avis de confidentialité du recrutement chez Ooni

Informations importantes et qui nous sommes

Nous sommes Ooni Limited. Nous sommes une société constituée et immatriculée en Angleterre. Notre numéro d'entreprise est le 08316049. Notre siège social est situé au 105 Hopewell Business Centre Unit 20, Hopewell Drive, Chatham, Kent, ME5 7DX. Nous sommes enregistrés auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO) sous le numéro d'enregistrement ZA241698.

Lorsque nous utilisons les termes « nous », « notre » ou « nos » dans la présente politique, nous faisons référence à Ooni Limited, à nos filiales, aux sociétés affiliées et aux sociétés associées. Nous sommes le « responsable du traitement » en ce qui concerne les renseignements personnels que vous nous fournissez, ce qui signifie que nous déterminons les fins et la manière dont vos renseignements personnels sont, ou seront, traités.

L'objet du présent avis de confidentialité

Ooni s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de l'ensemble des candidats à un emploi.

L'objet de la présente politique est de vous expliquer quelles sont les données personnelles que nous détenons à votre sujet, ainsi que la manière dont nous les collectons, les utilisons et les partageons pendant le processus de recrutement et par la suite (que ce processus de recrutement mène ou non à votre embauche). La présente politique explique :

• qui nous sommes;

• quels renseignements personnels nous collectons à votre sujet;

• comment, quand et pourquoi nous collectons, conservons, utilisons et partageons vos données personnelles;

• comment nous assurons la sécurité de vos données personnelles;

• combien de temps nous conservons vos données personnelles;

• vos droits concernant vos données personnelles; et

• comment nous contacter, ou contacter les autorités de contrôle compétentes, si vous avez une plainte à formuler.

Les principes de protection des données

Les règlements sur la protection des données (voir l'Annexe 1) protègent les droits des individus concernant les renseignements qui les concernent. Nous traitons les données personnelles liées aux ressources humaines conformément aux principes de protection des données suivants :

• Nous traitons les données personnelles de manière licite, loyale et transparente.

• Nous collectons les données personnelles uniquement à des fins déterminées, explicites et légitimes.

• Nous ne traitons les données personnelles que lorsqu'elles sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités du traitement.

• Nous conservons des données personnelles exactes et prenons toutes les mesures raisonnables pour veiller à ce que les données personnelles inexactes soient rectifiées ou supprimées sans délai.

• Nous ne conservons les données personnelles que pendant la durée nécessaire au traitement.

• Nous adoptons des mesures appropriées pour garantir la sécurité des données personnelles et les protéger contre tout traitement non autorisé ou illicite, ainsi que contre la perte, la destruction ou les dommages d'origine accidentelle.

À ces fins, l'expression « données personnelles » s'entend de tout renseignement concernant un individu et permettant de l'identifier. Elle ne comprend pas les données dont l'identité a été retirée (données anonymisées).

Les données que nous traitons

Nous pouvons collecter, conserver et traiter les types de données personnelles suivants vous concernant :

• les renseignements que vous nous fournissez, tels que votre nom, votre adresse et vos coordonnées, y compris votre adresse courriel et votre numéro de téléphone;

• le détail de vos qualifications, compétences, expérience et antécédents professionnels, y compris les dates de début et de fin d'emploi chez vos anciens employeurs et chez Ooni;

• les coordonnées de vos répondants (références);

• des copies de documents attestant du droit de travailler, des copies de passeport ou d'autres pièces d'identité avec photo, ainsi que des copies de preuves de résidence;

• les renseignements consignés dans le cadre du processus de recrutement, y compris la sélection des candidats, les entrevues et les évaluations, y compris les notes, les enregistrements et les transcriptions;

• des photographies, images ou vidéos de vous capturées par les systèmes de caméra de surveillance (CCTV) en fonctionnement à l'intérieur et à l'extérieur de nos locaux (qu'ils soient exploités par Ooni, pour notre compte, ou auxquels nous avons accès);

• tout renseignement complémentaire que vous choisissez de divulguer dans le cadre de votre candidature.

Données de catégories particulières

Dans certaines circonstances, nous pouvons également traiter :

• des renseignements sur un état de santé ou une condition médicale, y compris le fait que vous ayez ou non un handicap nécessitant des accommodements raisonnables de notre part;

• le détail de vos régimes de retraite et tout renseignement connexe nécessaire à leur mise en œuvre et à leur administration;

• des renseignements sur votre nationalité et votre droit de travailler dans le pays où se situe le poste;

• les détails relatifs à votre permis de conduire et aux véhicules que vous êtes autorisé(e) à conduire;

• des renseignements sur vos antécédents judiciaires, y compris les résultats de toute vérification effectuée auprès du Disclosure and Barring Service (« DBS ») ou d'organismes similaires;

• des renseignements aux fins du suivi de l'équité en matière d'emploi, y compris votre genre, votre origine ethnique, vos handicaps et votre statut de vétéran; et

• d'autres renseignements pertinents, selon le cas, requis pour nous assurer de remplir nos obligations en tant qu'employeur potentiel.

Notez que certains de ces renseignements font partie de ce que l'on appelle les « données de catégories particulières ». Le traitement de ces données est soumis à des restrictions et exige un niveau de protection plus élevé. Nous ne traiterons pas ces données à d'autres fins que celles décrites dans le présent Avis de confidentialité concernant le recrutement, et elles seront conservées conformément aux principes énoncés aux présentes.

Comment nous collectons vos données

Nous pouvons collecter des données personnelles vous concernant de différentes manières, notamment à partir de :

• formulaires de candidature que vous nous avez transmis, de votre curriculum vitae (CV) et de vos lettres de présentation;

• lettres, courriels et autres formes de communication envoyés par vous ou en votre nom;

• votre passeport ou autres documents d'identité, comme votre permis de conduire;

• conversations (en personne ou par téléphone) avec vous;

• entrevues, réunions ou autres évaluations;

• ministères et organismes gouvernementaux;

• vos médecins et les professionnels de la santé et de la médecine du travail auxquels nous avons recours;

• le Disclosure and Barring Service (« DBS ») ou des organismes similaires dans votre pays de résidence;

• vos anciens employeurs et répondants;

• caméras de surveillance (CCTV); et

• consultants et autres personnes auxquels nous faisons appel pour effectuer des évaluations de personnel ou pour intervenir dans les processus de recrutement.

Veuillez noter que, dans certains cas, des données personnelles vous concernant peuvent être obtenues auprès de tiers (par exemple, des références fournies par d'anciens employeurs ou des renseignements provenant de fournisseurs de vérification d'antécédents).

Sécurité des données

Nous veillerons à ce que vos données personnelles soient sécurisées en tout temps. Vos données personnelles peuvent être conservées dans nos bureaux, auprès d'agences et de fournisseurs de services tiers, ainsi que par nos représentants. Nous appliquons diverses mesures de sécurité afin de prévenir la perte ou l'accès non autorisé à vos données personnelles. Ooni dispose de politiques et de contrôles internes pour protéger les données personnelles contre la perte, la destruction accidentelle, l'utilisation abusive ou la divulgation, et pour veiller à ce qu'elles ne soient pas accessibles, sauf par les employés dans l'exercice normal de leurs fonctions. Lorsque nous faisons appel à un tiers pour traiter des données personnelles en notre nom, celui-ci le fait sur la base d'instructions écrites, est soumis à une obligation de confidentialité et est tenu de mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données.

En cas d'incident de sécurité lié aux données présentant un risque pour vous, nous vous en informerons. Nous informerons également l'autorité de réglementation compétente (y compris l'Information Commissioner’s Office du Royaume-Uni; pour connaître les autorités compétentes, voir l'Annexe 1) de tout incident de sécurité des données lorsque la loi nous y oblige.

Comment nous conservons vos données

Les données personnelles que nous traitons ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire aux fins de ce traitement, ou à des fins découlant de ce traitement ou liées à celui-ci. Elles ne seront pas conservées plus de 12 mois suivant la date de votre candidature, à moins que vous n'acceptiez une offre d'emploi chez nous. La durée de conservation de vos données personnelles dépendra du fait que votre candidature soit retenue ou non et que vous deveniez notre employé(e), de la nature des renseignements concernés et des fins auxquelles ils ont été recueillis.

Les renseignements relatifs au recrutement, y compris les notes ou transcriptions prises lors de votre entrevue, ne seront pas conservés plus longtemps qu'il ne soit raisonnable, compte tenu des délais de prescription pour d'éventuelles réclamations (telles que la discrimination fondée sur la race ou le sexe), après quoi ils seront détruits. S'il existe une raison commerciale valable de conserver les dossiers de recrutement au-delà de la période de votre processus de sélection, nous pourrons le faire, mais nous tenterons toujours de veiller à ce que ces données soient conservées sous une forme anonymisée.

Si votre candidature est retenue, nous ne conserverons que les renseignements de recrutement qui sont pertinents et nécessaires à votre emploi. Des informations complémentaires concernant notre politique de confidentialité liée à l'emploi vous seront fournies au moment opportun.

Lorsque vos données personnelles sont conservées après la fin du processus de recrutement, c'est généralement pour l'une des raisons suivantes :

• afin de pouvoir répondre à toute question, plainte ou réclamation formulée par vous ou en votre nom;

• pour vous contacter si une opportunité pertinente correspondant à vos compétences et à votre expérience se présente;

• pour établir, exercer ou défendre un droit en justice; ou

• afin de nous conformer aux exigences légales et réglementaires.

Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos renseignements personnels afin qu'ils ne puissent plus vous être associés. Dans ce cas, nous pouvons utiliser ces renseignements sans autre préavis, par exemple à des fins de rapports de gestion.

Comment nous utilisons vos renseignements personnels

Nous devons traiter vos données personnelles dans le cadre du processus de recrutement afin de remplir nos obligations envers vous à cet égard, et de nous assurer que nous disposons des renseignements nécessaires pour prendre une décision quant à la personne à embaucher.

Cela comprend, par exemple, des questions relatives aux qualifications, à l'expérience, à la capacité d'effectuer le travail en question, à la volonté d'accepter les conditions offertes et à la possibilité d'accepter l'offre, le cas échéant, dans un délai raisonnable.

Dans certains cas, nous devrons également traiter vos données personnelles pour nous assurer que nous respectons nos obligations légales. Cela comprend, par exemple, la vérification de votre droit de travailler dans le pays où le poste est situé, le respect des lois sur la santé et la sécurité et la mise en place d'accommodements raisonnables (si nécessaire) pour vous permettre d'assister à une entrevue. Nous devons également traiter vos données personnelles afin de veiller à la protection de vos intérêts (ou de ceux d'une autre personne).

Dans d'autres cas, nous avons un intérêt légitime à traiter vos données personnelles, non seulement pendant la période de recrutement, mais aussi avant et après. Cela peut inclure :

• la promotion du poste et la transmission de détails à votre attention (lorsque, par exemple, nous conservons vos renseignements dans l'éventualité où un poste se libérerait);

• le maintien de dossiers et de coordonnées exacts et à jour;

• la prise de références auprès d'employeurs actuels ou anciens;

• l'établissement, l'exercice et la défense de droits en justice;

• pour la vidéo-surveillance (CCTV), dans l'intérêt de la santé et de la sécurité de nos employés et de notre entreprise; et

• le maintien et la promotion de l'égalité en milieu de travail.

Nous pourrions devoir traiter des données de catégories particulières, comme des renseignements sur l'origine ethnique, le genre ou la santé, aux fins du suivi de l'égalité des chances. Si nous traitons des données de catégories particulières, ces données seront collectées de manière anonyme. Cependant, vous êtes libre de décider si vous souhaitez fournir ces données, et il n'y aura aucune conséquence pour vous si vous choisissez de ne pas le faire.

Prise de décision automatisée

Vous ne ferez l'objet d'aucune décision ayant un impact significatif sur vous basée exclusivement sur un processus décisionnel automatisé.

Partage de vos données avec des tiers

Il peut être nécessaire pour nous de partager vos données personnelles avec des tiers afin de mener à bien le processus de recrutement, ou de nous conformer à des obligations légales ou réglementaires envers vous ou auxquelles nous sommes soumis. Il peut s'agir de :

• conseillers professionnels tels que des consultants en RH, des recruteurs, des avocats pour les questions juridiques, des comptables pour les questions financières, des experts et des conseillers en gestion;

• d'autres intervenants au sein de notre entreprise, par exemple le secteur qui recrute;

• des tiers autorisés à effectuer des vérifications d'antécédents; et

• des fournisseurs de services requis dans le cadre de votre emploi potentiel.

Nous veillerons en tout temps à ce que les personnes avec lesquelles vos données personnelles sont partagées les traitent de manière appropriée et prennent toutes les mesures nécessaires pour les protéger.

À l'interne, vos données personnelles peuvent être partagées avec d'autres membres du personnel, notamment l'équipe des Ressources humaines (People team), les gestionnaires du secteur dans lequel vous pourriez travailler, ainsi que le personnel de la comptabilité concernant les questions de faisabilité financière et le paiement de toute note de frais convenue.

Nous pouvons également partager vos données personnelles avec des tiers afin d'obtenir des références d'embauche auprès d'autres employeurs.

De temps à autre, nous serons tenus de divulguer des données personnelles et d'échanger des renseignements vous concernant, ou s'y rapportant, avec le gouvernement, les forces de l'ordre et les organismes de réglementation afin de nous conformer à nos propres obligations légales et réglementaires.

De temps à autre, il peut être nécessaire pour nous de partager des données à des fins statistiques (par exemple avec des organismes gouvernementaux ou des autorités de réglementation). Nous prendrons toujours des mesures pour tenter de veiller à ce que les renseignements partagés soient anonymisés; lorsque cela n'est pas possible, nous exigerons que le destinataire des renseignements en préserve la confidentialité en tout temps.

Transfert de vos données hors du Royaume-Uni

En tant qu'organisation mondiale, il peut être nécessaire, au cours de votre processus de recrutement, que nous transférions ou partagions des données personnelles vous concernant vers un autre pays où Ooni exerce ses activités, y compris à l'échelle de l'équipe globale des Ressources humaines. Lorsque nous le faisons, nous veillons à ce que des garanties adéquates soient en place, comme une décision d'adéquation ou des clauses contractuelles de protection des données approuvées par les autorités de réglementation.

Vos droits concernant vos données

La législation sur la protection des données vous accorde, en tant qu'individu, divers droits concernant les données personnelles que nous détenons et traitons à votre sujet (selon le règlement sur la protection des données applicables dans votre région, voir l'Annexe 1). Ces droits sont assortis de délais précis quant à la rapidité avec laquelle nous devons vous répondre. Ils peuvent inclure le droit de nous demander de :

• vous fournir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet;

• cesser le traitement, supprimer ou retirer des données personnelles lorsqu'il n'y a pas de raison valable pour que nous continuions à les traiter;

• corriger tout renseignement inexact que nous détenons à votre sujet (nous pourrions devoir vérifier l'exactitude des nouvelles données que vous nous fournissez); et

• cesser le traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou celui d'un tiers) si vous estimez que ce traitement a un impact sur vos droits et libertés fondamentaux. Dans certains cas, nous pouvons démontrer que nous avons des motifs légitimes et impérieux de traiter vos renseignements qui priment sur vos droits et libertés.

Contacts pour la protection des données

Si vous souhaitez accéder à vos données personnelles ou si vous avez des questions sur le présent avis, veuillez contacter le chef des Ressources humaines (Head of People) et le conseiller juridique général (General Counsel).

Si vous avez des questions concernant la collecte, l'utilisation, la conservation ou la destruction de toute donnée personnelle vous concernant, veuillez écrire à support@ooni.com.

Plaintes

Si vous estimez que nous ne nous sommes pas conformés aux exigences de la législation applicable en matière de protection des données ou si vous souhaitez poser une réclamation quant à la manière dont nous avons traité vos données personnelles, veuillez contacter le chef des Ressources humaines ou le conseiller juridique général afin que nous puissions enquêter sur la question.

Lorsque vous formulez une plainte, nous allons :

• accuser réception de votre plainte dans un délai de 30 jours (à compter du lendemain de la réception de la plainte);

• prendre les mesures appropriées pour vous répondre, y compris mener des enquêtes sur l'objet de la plainte dans la mesure où cela est approprié; et

• vous tenir informé(e) du traitement de la plainte et vous communiquer le résultat.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente. Par exemple, au Royaume-Uni, il s'agit de l'Information Commissioner’s Office (l'ICO) (www.ico.org.uk). Vous n'avez pas besoin d'attendre que nous ayons examiné votre plainte et répondu à celle-ci avant de vous adresser à une autorité de contrôle. Cependant, nous apprécierions d'avoir l'occasion de répondre à vos préoccupations en premier lieu et nous vous encourageons à nous contacter avant d'escalader votre démarche.

Historique des versions

Annexe 1 : Règlements mondiaux pertinents sur la protection des données pour Ooni

Ooni est une entreprise dont le siège social est situé au Royaume-Uni, mais qui emploie du personnel dans plusieurs juridictions clés, notamment : le Royaume-Uni, les États-Unis, le Canada, l'Australie, la Nouvelle-Zélande, la Chine et l'Union européenne (Allemagne, France, Italie, Norvège, Finlande). Consultez le tableau suivant pour connaître les règlements mondiaux pertinents sur la protection des données et les autorités de réglementation compétentes.